TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN SIM DALAM BIDANG ILMU ADMINISTRASI NEGARA ATAU PUBLIK

TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN SIM DALAM BIDANG

ILMU ADMINISTRASI NEGARA ATAU PUBLIK

Sistem informasi manajemen merupakan salah satu konsep yang penting dalam ilmu administrasi negara. Organisasi publik sebagai fokus dalam administrasi negara selalu mengkaitkan segala sumber daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah informasi. Bahkan, menurut Mudrick (Robert Mudrick, 1984:5), informasi ini dianalogikan sebagai darah dalam organisasi. Ini berarti kalau aliran darah mengalami hambatan, maka organisasi akan jatuh pada posisi tidak sehat.

Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada: lancar atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidakstabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi dalam, antara lain hasil keputusan yang menggambarakan persoalan  yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informasi yang berkualitas, yang dibarengi dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah berkaitan dengan proses manajemennya.

Komponen-komponen sistem informasi manajemen meliputi (F.F. Land dan M. Kennedy-McGregor dalam Galliers, 1987:86):

1.      Sistem informal yang meliputi sistem diskursus dan interaksi anatara individu dan kelompok kerja di dalam organisasi.

2.      Sistem formal meliputi sistem aturan, batasan-batasan organisasi dan batasan wewenang.

3.      Sistem komputer formal yang meliputi aktivitas-aktivitas organisasi melalui formalisasi dan pemprograman.

4.      Sistem komputer informasi dikaitkan dengan penanganan komputer secara personal dan kemungkinan panggunaan sistem secar formal serta jaringan komputer sebagai sarana panyatuan informasi yang tidak terstruktur dan informasi-informasi informal.

5.      Sistem eksternal, formal dan informal.

Fokus pembicaraan sistem informasi manajemen adalah masalah pembuatan keputusan demi eksistensi organisasi. Pembuatan keputusan berkaitan dengan jenis-jenis keputusan selain juga dengan masalah manajemen dalam konteks organisasi yang labih luas. Khususnya dalam kaitannya dengan jenis-jenis keputusan, di dalam teori dikenal dua jenis keputusan yaitu sebagai berikut:

1.      Banyak ditandai dengan keputusan rutin dlam organisasi yang bersifat historis. Keputusan ini keputusan ini sering kali dibuat dan sangat cepat diakses dari komputer.

2.      Memiliki karakteristik yang berbeda. Keputusan ini ditandai dengan keputusan jangka panjang yang dibarengi dengan prediksi dimasa depan. Frekuensi pengambilan keputusan ini sangat jarang dan berisi informasai yang sifatnya sangat kualitatif, bahkan banyak dipengaruhi oleh informasi yang sifatya informal.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan implementasi            E-Government dalam pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. Sistem ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Permasalan yang ada diantaranya adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawaiannya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun Pemerintah Daerah.

Tujuan Sistem informasi manajemen kepegawaian di Lingkup Pemerintahan:

1.      Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

2.      Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS.

3.      Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan.

4.      Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.

Manfaat Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebagai berikut:

1.      Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.

2.      Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.

3.      Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala.

4.      Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian.

5.      Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat.

6.      Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya.

7.      Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai).

Read More

Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan

Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan

 

A.      Kerangka Dasar Pengambilan Keputusan

Dalam sistem manajemen manajemen pengambilan keputusan memegang peranan yang paling penting karena keputusan yang di ambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Pengambilan keputusan tidak boleh dilakukan secara sembarang. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan.

Model pengambilan keputusan menurut Herbert A.Simon terdiri dari 3 tahap yaitu :

1.      Pemahaman, menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan.

2.      Perancangan, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan.

3.      Pemilihan, memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada

Dari model simon diatas mempunyai hubungannya dengan Sistem Informasi Manajemen yang di ikhtisarkan untuk 3 tahap model simon yaitu :

Tahap Proses Pengambilan Keputusan	Hubungannya dengan SIM
Pemahaman	Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus
Perancangan	SIM harus mengandung model keputusan untuk mengelolah data dan memprakarsai pemecahan alternatif
Pemilihan	SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan

B.       Informasi dan Kegiatan Manajemen

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk  kondisi yang tidak terstruktur ataupun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1.      Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama ditingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau padasituasi yang tidak terstruktur. Contoh: Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya  beberapa  pihak  yang tidak  bertanggung jawab untuk  melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur  yang bertanggungjawab untuk  memerintahkan  Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

2.      Kebutuhan untuk  menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong untuk bagaiman mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.

Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi system informasi manajemen yang ada, yaitu :

1.      Untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia, karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan.

2.      Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas.

3.      Untuk meningkatkan kemampuan dalam pemProsesan dan penyimpanan data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan keputusan dan,

4.      Untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi penggunanya.

C.       Sistem Pendukung Sistem Informasi Manajemen

Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini, di antaranya adalah :

1.      Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems (DSS)

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem berbasis komputer  yang interaktif,  yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna kedalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.

DSS dapat memungkinkan para manajer untuk  melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut  model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagaicontoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatuPilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.

Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data.

Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan :

Jenis Industri	Tujuan Penerapan DSS
Industri Asuransi	Menentukan pola penutupan asuransi dan deteksi kemungkinan kecurangan (fraud).
Industri Perbankan	Memperbarui profil atau data nasabah
Perusahaan Manufaktur	Menentukan kebutuhan persediaan bahan baku yang paling optimal dan efisien.

2.      Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan – Group Decision Support Systems (GDSS)

GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan lebih dari satu orang (kelompok orang). Dalam pemanfaatan GDSS ada beberapa alat perangkat lunak yang digunakan yaitu : kuesioner elektronik, sarana diskusi elektronik, pengelola ide, alat pembuat kuesioner, alat untuk voting, alat identifikasi dan analisa stakeholder, alat pernyataan kebijakan, dan istilah-istilah group.

Beberapa manfaat yang dapat di peroleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:

ÿ       Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi ataupertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.

ÿ       Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latarbelakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

ÿ       Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpamembuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut danterancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebihtinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

ÿ       Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan pesertarapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnyatanpa takut untuk dikritik.

ÿ       Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akandievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yangmemberikan ide tersebut.

ÿ       Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskanpada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang palingefisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesibrainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yangpaling sesuai.

ÿ       Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari carauntuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

ÿ       Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruhpeserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisiryang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atauaktivitas yang dievaluasi.

ÿ       Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkanketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikandengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terusdilanjutkan dan produktif.

ÿ       Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting. Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini.

3.      Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)

Dalam ESS, sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim  laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.

4.      Sistem Pakar – Expert Systems (ES)

Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik (terbatas), yang kemampuan pemecahannya dapat sama dan melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES, merupakan teknologi intelejensia buatanterapan, yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer.

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan berbagai cara. Sistem pendukung ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu. Contoh: Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera diatasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar  mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan, menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.

Read More