TUGAS RESUME
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
OLEH :
NUR SUKMAWATI 1101593
/ 2011
PRODI ILMU
ADMINISTRASI NEGARA
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2013
1.
SIM
DALAM MENJALANKAN FUNGSI ORGANISASI
Sistem informasi manajeman
digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri
dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi
manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi
untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung
perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Informasi dapat diibaratkan sebagai
darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam
sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya.
Sistem informasi
memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi . sistem informasi
memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen
dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif
organisasi.
Peran sistem informasi
manajemen untuk mencapai keunggulan strategis dapat dicontohkan pada suatu
perusahaan yang mutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data
dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga
memungkinkan berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan
pelanggannnya. Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui
browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.
Persaingan merupakan
kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang
diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan
memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif
akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih
keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi
organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi
membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.
2.
SIM
BAGI PENINGKATAN KINERJA ORGANISASI
Salah satu
faktor yang dapat menentukan sukses atau tidaknya suatu perusahaan adalah
dengan memiliki sumber daya manusia (SDM) yang kompeten. Namun SDM saja tidak
cukup untuk terus bertahan dari terpaan persaingan bisnis. Oleh karena itu,
perusahaan harus mampu untuk selalu melakukan peningkatan ataupun perbaikan
sistem informasi dalam upaya untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehinga
perusahaan dapat terus bertahan dalam kondisi apapun. Kinerja karyawan tidak
hanya tergantung pada ketrampilan dan kepandaian diri pribadinya saja, tetapi
yang juga perlu diperhatikan adalah penggunaan sistem informasi pada karyawan
tersebut. Bagaimana data-data yang diterimanya diolah menjadi suatu informasi,
apakah informasi tersebut sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkannya, sehingga
karyawan tersebut dapat bekerja dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal
kepada perusahaan.
Kinerja
individu pegawai dalam suatu organisasi public akan berpengaruh terhadap
kinerja organisasi, yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap pencapaian
tujuan organisasi yang telah ditentukan dan disepakati bersama oleh seluruh
anggota organisasi yang bersangkutan. Banyak factor yang mempengaruhi kinerja
organisasi, diantaranya penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukan
pada organisasi yang bersangkutan.Dalam
penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukan dalam organisasi yang
bersangkutan tersebut dapat digunakan alat bantu berupa program computer yang
paling tepat untuk mempermudah penerapan sistem informasi.Bila penerapan sistem
informasi manajemen pada organisasi public tepat, maka kinerja individu dan
kinerja organisasi tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi public tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan
meningkatkan kepercayaannya kepada pemerintah.
3.
SIM
BAGI EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI ORGANISASI
Banyak
organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan
telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali
gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang
kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil
sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi
manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang
terlibat.
Sistem
Informasi Manajemen merupakan serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh
dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga
menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer. Beberapa
point dalam Sistem Informasi Manajemen :
a.
Sistem Informasi Manajemen memiliki
sub-sistem informasi dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran
Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan
hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya
berperan ganda
b.
Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik
yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi
Manajemen adalah manajer yang memproses dan menyebarkan informasi secara
berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen
c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi.
Sistem Informasi Manajemen dikoordinasikan secara terpusat untuk menjamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien
Sistem Informasi Manajemen dikoordinasikan secara terpusat untuk menjamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien
d.
Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional.
Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut
Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut
e.
Sistem Informasi Manajemen
mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi
manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
f.
Sistem Informasi Manajemen
meningkatkan produktivitas.
Sistem
Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas,
antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti penyajian
dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan
ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi
masalah-masalah yang tidak terduga.
g.
Sistem Informasi Manajemen sesuai
dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan
atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para
perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen
hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak
demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Pengelolaan
sistem informasi manajemen bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja dalam suatu perusahaan /pemerintahan. Aplikasi ini mencakup,
sistem informasi sumber daya manusia / sistem informasi manajemen kepegawaian,
sistem informasi keuangan, dan lain-lain.
Sistem
informasi secara umum dapat diartikan sebagai kesatuan elemen-elemen yang
saling berinteraksi secara sistematis, integratif dan teratur untuk menciptakan
dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung fungsi operasi, pembuatan
dan pengambilan keputusan serta melakukan pengawasan dan pengendalian atas
kinerja perusahaan.
Setiap
organisasi membutuhkan informasi untuk membantu dalam mengelola tenaga kerja,
material, energi, dan sumberdaya lain yang dimiliki. Informasi dan sistem
informasi juga merupakan sumberdaya organisasi yang sangat berharga dan harus
dikelola secara tepat untuk menunjang keberhasilan organisasi. Informasi akan
memainkan peran penting, tergantung efektifitas penggunaan dan manajemen
sumberdaya informasinya. Hal ini dikarenakan organisasi terus cenderung
dihadapkan dengan perubahan-perubahan yang terus menerus terhadap ukuran,
kompleksitas, dan cakupan dari operasinya. Sebagai contoh : suatu badan usaha
senantiasa berkompetisi dengan kompetitornya dalam upaya memberikan produk dan
pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggannya yang sangat bervariasi di
berbagai lokasi yang berbeda.
Badan
usaha ini akan dapat menggunakan sistem informasi untuk menunjang efisiensi
operasi usahanya dan efektifitas pengelolaan usahanya. Informasi ini harus
akurat, tepat waktu dan disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna akhirnya. Ia juga seharusnya dapat membantu organisasi dalam
memperoleh keuntungan strategic dibandingkan para kompetitornya. Atas dasar
itu, sistem informasi berperan penting dalam menunjang kesuksesan suatu
organisasi saat ini.
4. KOMUNIKASI DATA
a.
Pengertian Komunikasi Data
Komunikasi data adalah transmisi atau proses
pengiriman dan penerimaan data dari dua atau lebih device (sumber), melalui
beberapa media. Media tersebut dapat berupa kabel koaksial, fiber optic (serat
optic), microware dan sebagainya. Komunikasi data merupakan gabungan dari beberapa teknik pengolahan data.
Dimana telekomunikasi yang dapat diartikan segala kegiatan yang berhubungan
dengan penyaluran informasi dari titik ke titik lain. Sedangkan pengolahan data
adalah segala kegiatan yag berhubungan dengan pengolahan.
b.
Jenis-Jenis Komunikasi Data
Secara umum jenis-jenis komunikasi data dibagi atau
digolongkan menjadi dua macam yaitu :
1)
Infrakstruktur terrestrial Aksesnya dengan menggunakan media kabel dan
nirkabel. Untuk membangun infrakstuktur terrestrial ini membutuhkan biaya yang
tinggi, kapasitas bandwitch yang terbatas, biaya yang tinggi dikarenakan dengan
menggunakan kabel tidak diprngaruhi oleh factor cuaca jadi sinyal yang diguakan
cukup kuat.
2)
Melalui satelit Aksesnya menggunakan satelit. Wilayah yang dicakup akses
sateli lebih luas sehingga mampu menjangkau sebuah lokasi yang tidak bisa
dijangkau. Oleh infrastruktur terrestrial namun untuk membuthkan waktu yang
lama untuk berlangsung prosesnya
komunikasi. Karena adanya gangguan karena radiasigelombang matahari (sun
outage) yang terjadi paling parahnya setiap 11 tahunsekali.
Dari kedua jenis tersebut dapat dibagi menjadi dua
bentuk komunikasi data. System komuniksi data dapat pula bebentuk offline
communication system (system komunikasi offline) dan on line communication
system (system komunikasi online)a. System komunikasi offline System komunikasi offline adalah proses pengiriman
data dengan menggunakantelekomunikasi ke pusat pengolahan data tetapi akan
diproses dulu oleh terminalkemudian dengan menggunakan modem dikirim melalui
telekomunikasi danlangsung dip roses oleh CPU data disimpan pada disket,
magnetik tape dn lain-lain. Peralatan yang diperlukan 1.
Terminal Merupakan suatu 1/0 device untuk mengirim data dan menerima data jarak
jauh dengan fasilitas telekomunikasi. Peralatan terminal adalah magnetic tape
unit, disk dirivepaper tape. 2. Jalur komunikasi Jalurnya merupakan fasilitas
komunikasi seperti telepon, telegrf, telex dll.
Modem Suatu alat yang mengalihkan data dari system
kode digital kedalam system kode analog.b. System komunikasi onlineData yang
dikirim melalui terminal computer bisa langsung diperolh dandiproses oleh
computer.Sitem komunikasi on line berupa:Memungkinkan untuk mengirimkan data ke
pusat computer, diproses I pusatcomputer. Perusahaan yang pertama mempelopori
yaitu American Airlinesberlaku komunikasi dua arah. Merupakan komunikasi data
degan kecepatantinggi. Sistm ini memerlukan suatu teknik dalam hal system
disain danpemrograman karena pusat computer dibutuhkan suatu bank data
ataudatabase.Time sharing systemTekhnik online system oleh beberapa pemakai
secara bergantian menurutwaktu yang diperlukan pemakai karena perkembangan proses
CPU lebihcepatsedangkan input dan output tidak dapat mngimbangi.Distributed
data processing systemMerupakan system yang sering digunakan sekarang sebagai
perkembangandari time sharing system. Sebagai system dapat didefinisikan
sebagai systemcomputer interaktf secara geogrfis dan dengan jalur komunikasi
dan mampumemproses data dengan computer lain dalam suatu system.
Selain beberapa jenis komunikasi seperti yang
dijelaskan diatas masih terdpatjenis-jenis yang lainnya yaitu:Komunikasi data
terdiri dari komunikasi data analog dan digital. Komunikasidata analog
contohnya adalah telepon umum – PSTN (Public SwitchedTelepohone Network).
Komunikasi data digital contohnya adalah komunikasiyang terjadi pada komputer.
Dalam komputer, data-data diolah secara digital.VoIP (Voice over Internet
Protocol) merupakan teknik komunikasi suaramelalui jaringan internet. Suara
yang merupakan data analog diubah menajdidata digital oleh decoder.data digital
tersebut di-compress dan di-transmitmelalui jaringan IP. Oleh karena data dikirimkan
melalui IP, maka datadikirimkan secara ‘Switcing Packet’ yaitu data dipecah
menjadi paket-paket.Informasi dibagi-bagi dalam paket yang panjangnya tertentu
kemudian tiappaket dikirimkan secara individual. Paket data mengandung alamat
sehinggadapat dikirimkan ke tujuan dengan benar. Dalam VoIP, terdapat
berbagaiprotokol yang digunakan diantaranya protokol H.323 yang
merupakanprotokol standar untuk komunikasi multimedia seperti audio, video dan
datareal time melalui jaringan berbasis paket seperti Internet Protocol
(IP).Protokol H.323 mempunyai komponen seperi terminal, gateway, gatekeeperdan
MCU (Multipoint Control Unit). Dalam komunikasi data pada VoIP,secara
diagramnya terdiri atas sumber, voice coder serta jaringan internet.Voice coder
merupakan pengkonversi suara dari data analog menjadi digital.Dalam voip ini
masih memiliki kelemahankelemahan seperti delay yangmasih cukup tinggi
dibandingkan dengan telepon biasa (PSTN). Diharapkandalam perkembangannya, VoIP
dapat meiliki perkembangan yang baik sepertidelay yang diperkecil, sehingga
dapat diambil keuntungannya yaitukomunikasi lebih murah terutama untuk
komunikasi jarak jauh atau interlokal.
c.
Beberapa Media Dalam Proses Komunikasi Data
1)
Media kabel tembagaMedia yang cukup lama digunakan karena memang media
inilah yang menjadi cikalbakal system komunikasi data dan suara. Saat ini media
ini memang masih digunakanhanya saja pemanfaatannya sudah agak sedikit
berkurang, hal ini dikarenakan karenaupaya penemuan dan pengembangan media
komunikasi terus dipelajari dan hasilnyaterus banyak bermunculan media yang
lebih baik dengan keuntungan yang lebihbanyak dibandingkan dengan keuntungan
yang ditawarkan oleh media kabeltembaga.
2)
Media WLANSebuah jaringan local (LAN) yang terbentuk dengan menggunakan
media perantarasinyal radio frekuensi tinggi, bukan dengan menggunakan kabel.
Media wireless yangtidak kasat mata menawarkan cukup banyak keuntungan bagi
penggunanya, diantaranya :
ÿ
Meningkatkan produktifitas Jaringan WLAN sangat mudah untuk di
implementasikan, sangat rapi dalam hal fisiknya yang dapat meneruskan inforasi
tanpa seutas kabe lpun, sangat fleksibel karena bisa diimplementasikan hamper
di semua lokasi dan kapan saja, dan yang menggunakanya pun tidak terikat di
satu tempat saja. Dengan semua factor yang ada ini, para penggunanya tentu
dapat melakukan pekerjaan dengan lebih mudah akibatnya pekerjaan jadi cepat
dilakukan, tiak membutuhkan waktu yang lama hanya karena masalah – masalah
fisikal jarigan dari PC yang mereka gunakan. Berdasarkan factor inilah,
wireless LAN tentunyadapat secara tidak langsung menigkatkan produktifitas dari para penggunanya cukup banyak
factor penghambat yang ada dalam jaringan kabel yang dapat dihilangkan jika
anda menggunakn medi ini. Meningkatnya produktivitas kerja para karyawannya,
tetu akan sangat bermanfaat bagi perushaan tempat mereka bekerja.
ÿ
Cepat dan sederhana implementasinya. Implementasi jaringan WLAN terbilang
mudah dan sederhana. Mudah karena anda hanya perlu memiliki sebuah perangkat
penerima pemancar untuk membangun sebuah jaringan wireless. Setelah
memilikinya, konfigurasi sedikit anda siap menggunakan sebuah jaringan
komunikasi data bau dalam lokasi anda. Namun, tidak sesederhana itu jika anda
menggunakan media kabel.
ÿ
Fleksibel Media Wireless LAN dapat menghubungkan anda dengan jairngan pada
tempat-tempat yang tidak bisa diwujudkan oleh media kabel. Jadi fleksibilitas
media wireless ini benar-benar tinggi karena anda bisa memasang dan
menggunakannya dimana saja dan kapan saja, misalnya di pest ataman, di ruangan
meeting darurat dan banyak lagi.
ÿ
Dapat mengurangi biaya investasi. Wireless LAN sangat cocok bagi anda yang
ingin menghemat biaya yang akan dikeluarkan untuk membangun sebuah jaringan
komunikasi data. Tanpa kabel berarti juga tanpa biaya, termasuk biaya termasuk
biaya kabelnya sendiri, biaya penarikan, biaya perawatan, dan masih banyak lagi. Apalagi jika anda membangun LAN yang sering
berubah-ubah, tentu biaya yang anda keluarkan akan semakin tinggi jika
menggnakan kabel.
ÿ
Skalabilitas Dengan menggunakan media wireless LAN, ekspansi jaringan dan
konfigurasi ulang terhadap sebuah jaringan tidak akan rumit untuk dilakukan
seperti halnya dengan jaringan kabel. Disinilah nilai skalabilitas jaringan
WLAN cukup terasa.
5.
KENDALA
PENERAPAN SIM PADA ORGANISASI PEMERINTAH
Walaupun
sudah lebih 20 tahun Sistem Informasi dikenal di Indonesia, implementasi di
organisasi pemerintah (baik pusat maupun daerah) relatif masih rendah
dibandingkan dengan sektor swasta .Hal tersebut disebabkan selain karena adanya
hambatan di dalam birokrasi, yaitu mulai dari UU, kebijakan pusat dan daerah,
sampai pada organisasi dan tata kerja yang tidak mudah untuk diubah atau
disempurnakan, juga karena keterbatasan yang dimiliki pada organisasi
pemerintah mendorong implementasi sistem informasi sesuai dengan batasan yang
ada.
Berbeda
dengan kondisi di kantor pemerintah, implementasi sistem informasi di sektor
swasta tidak memiliki hambatan yang berarti, sehingga lebih mudah melakukan
penyesuaian di dalam pemanfaatan sistem informasi. Bagi sektor swasta, sistem
informasi serta business process reengineering dimanfaatkan untuk mencari
solusi yang optimal di dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja.
Berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama ini, masih rendahnya implementasi
sistem informasi pada organisasi pemerintah disebabkan antara lain karena:
1.
Belum adanya satuan
kerja di suatu organisasi pemerintah yang secara struktural bertanggungjawab di
dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi
2.
Keterbatasan di dalam
penguasaan sistem informasi diatasi dengan suatu solusi yang “IT oriented”
sehingga berakibat berkembangnya pulau-pulau sistem informasi;
3.
Rancangan sistem
informasi berkembang secara parsial sesuai dengan kebutuhan masing-masing
entitas organisasi pemerintahan (satuan kerja), sehingga sulit untuk
diintegrasikan;
4.
Sistem informasi
dilaksanakan secara mandiri di masing-masing satuan kerja tanpa adanya
koordinasi sistem informasi antar satuan kerja, termasuk membangun informasi
yang bukan menjadi tanggung jawab satuan kerja pembangun sistem;
5.
Data dan informasi yang
dibuat dan berada di luar kewenangan/tupoksi suatu satuan kerja/lembaga tidak
dapat dijamin keakuratan dan tanggungjawab kelayakannya, sehingga akan menjadi
suatu area yang berisiko tertinggi;
6.
Belum terbangunnya
budaya bekerja dengan suatu pola yang saling terintegrasi di lingkungan
organisasi pemerintah;
7.
Keterbatasan kemampuan
sumberdaya manusia untuk pengelolaan sistem informasi.
Pelaksanaan
sistem informasi pada organisasi pemerintah dapat diselenggarakan jika:
1.
Ada suatu proses
kerterbukaan serta manajemen data dan informasi yang tertib serta terencana;
2.
Birokrasi tidak lagi
menjadi suatu hambatan;
3.
Pembangunan sistem
informasi dikembalikan pada tupoksi masing-masing organisasi satuan
pemerintahan;
4.
Perlu dibuat suatu
strategi dan kebijakan pendukung agar sistem informasi dapat diselaraskan
dengan birokrasi yang ada di sektor swasta;
5.
Perlu peningkatan
sumberdaya manusia;
6.
Perlu adanya change
management di lingkungan organisasi pemerintahan.
Perkembangan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) di Indonesia sangat cepat diterima oleh
organisasi dengan skala besar. Namun demikian, para pengguna yang mencoba
Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada tahap awal menyadari bahwa hambatan
terbesar berasal dari para lapisan manajemen tingkat menengah sampai tingkat
atas, dan bukan berasal dari manajemen tingkat bawah.
Perkembangan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) masih belum lancar dan banyak organisasi
mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan dan
kendala. Permasalahan yang menjadi kendala dan hambatan tersebut adalah sebagai
berikut :
1.
Pemahaman para pemakai tentang
komputer yang masih kurang
2.
Pemahaman para spesialis bidang
informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih minim
3.
Relatif mahalnya harga perangkat
komputer
4.
Ambisius para pengguna yang terlalu
yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung
semua lapisan manajer
Permasalahan
yang menjadi penghambat dan kendala dalam perkembangan Sistem Informasi
Manajemen (SIM), menjadi tantangan tersendiri bagi para pengembang Sistem
Informasi Manajemen (SIM) ini. Setiap organisasi harus memahami betapa
pentingnya manajemen informasi bagi perkembangan organisasi. Terdapat dua
alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen
informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi dan meningkatnya
kemampuan komputer. Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya
juga mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive
advantage) organisasi yang dikelolanya.
Penyelesaian
yang harus dilakukan oleh organisasi dalam menghadapi permasalahan dan kendala
dari pengembangan Sistem informasi manajemen (SIM) adalah dengan memnberikan
pemahaman kepada setiap anggota organisasi mengenai pentingnya Sistem informasi
manajemen (SIM), memberikan pelatihan yang intensif kepada pengguna Sistem
informasi manajemen (SIM), dan memberikan insentif kepada setiap anggota
organisasi yang dapat memanfaatkan Sistem informasi manajemen (SIM) dengan
lebih optimal.
Manajemen
tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan
peran yang penting di dalam organisasi. Sistem informasi sangat mempengaruhi
secara langsung dalam pengambilan keputusan, membuat rencana, dan mengelola
pegawai, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu
bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan
standar pelayanan minimum, dan menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku
kepada masyarakat. Untuk itu, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak
dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.
6. KENDALA PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA ORGANISASI PEMERINTAH
DAERAH
Secara teknis beberapa kendala yang masih dihadapi
oleh sebagian organisasi pemerintah daerah ialah:
1.
Belum adanya dokumentasi mengenai bagan arus ringkasan (summary flow
chart) yang memperlihatkan aliran/arus data sejak data mentah sampai dengan
informasi tercetak. Persoalan ini kelihatannya sederhana, tetapi terkadang bias
menyulitkan pihak manajer dalam mengawasi arus informasi yang terdapat dalam
organisasi yang dipimpinnya.
2.
Lemahnya Data Management Systems. Ini terbukti dari belum
adanya standar operasi yang baku, munculnya ekses overflow reporting,
redundancy yang tidak efisien dan sebagainya.
3.
Prosedur untuk melihat data secara incidental masih terlalu lama, ini
disebabkan karena banyak Kantor PDE yang tidak menggunakan system database
relasional yang lebih efisien sehingga direct access sulit
dilakukan.
4.
Tata-ruang perkantoran masih kurang memadai. Ruang untuk kegiatan-kegiatan
ketatausahaan (tulis-menulis), operasi computer, atau penyortiran data masih
bercampur-baur sehingga pekerjaan menjadi kurang sistematis.
Untuk perawatan mesin atau perangkat keras, organisasi
masih menggantungkan diri kepada pihak pemasok dengan system kontrak pertahun.
Akibatnya kalau ada kerusakan-kerusakan teknis, sekalipun sangat sederhana,
tidak bisa segera diatasi sendiri oleh para pegawai.
5.
Permasalahan lain yang tida kalah pentingnya ialah kurang lancarnya
pemasukan data. Proses data entry sangat menentukan
kelangsungan proses-proses pengolahan berikutnya. Apabila sejak awal pengisian
data tidak lancar dan tidak akurat, maka pekerjaan untuk mengoreksi data akan
bertambah panjang, data sorting akan lamban, dan akhirnya
tujuan organisasi PDE untuk menghasilkan informasi tepat pada waktunya tidak
akan tercapai.
Dengan demikian masalah-masalah pemasukan data ini
timbul karena:
a)
Kurangnya pengertian dan kesadaran dari pihak konsumen sebagai pengisi
data. banyak pengisi data yang tidak sadar bahwa data yang akan dimasukkan ke
dalam computer harus memiliki format dan prosedur yang pasti untuk menghindari
kesalahan pengisian data.
b)
Belum meluasnya computerized minded di antara para pemakai
data maupun para pengelola data sendiri di dalam organisasi-organisasi
pemerintah.
c)
Lemahnya system informasi di dalam organisasi pengolahan data sendiri. Ini
menyangkut masalah-masalah administrative dan operasional seperti bagaimana
menangani volume data yang besar, membuat formulir isian data yang optimal,
menentukan jumlah macam data yang dibutuhkan secara tepat, menentukan standar
operasi, mengembangkan sistem input dan output, dan sebagainya.
7. PENGENDALIAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
a.
Pengertian Pengendalian
Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses
penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan
mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara
signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Suatu organisasi juga harus
dikendalikan jalannya. Hal ini dilakukan untuk menjamin aktivitas yang
dilakukan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan organisasi. Suatu sistem
pengendalian memiliki beberapa elemen yang memungkinkan pengendalian berjalan
baik. Elemen-elemen tersebut adalah :
1. Sensor atau Detektor yakni suatu alat untuk
mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses.
2. Assesor yakni suatu alat untuk menentukan ketepatan.
Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar yang telah
ditetapkan.
3. Efektor yakni alat yang digunakan untuk mengubah
sesuatu yang diperoleh dari assessor.
4. Jaringan Komunikasi yakni alat yang mengirim informasi
antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.
SIM sebagai suatu
sistem yang terbuka tidak dapat dijamin sebagai suatu system yang bebas
kesalahan,kekurangan, dan penyimpangan umum lainnya. Oleh karena itu,
pengendalian harus diterapkan untuk mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal
yang tidak diinginkan. Pengendalian sistem informasi berguna untuk melindungi
dirinya sendiri dapat terus melangsungkan hidupnya.
b.
Jenis Pengendalian Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian sistem informasi
manajemen dapat dikategorikan menjadi beberapa bagian yaitu:
1.
Pengendalian secara umum (general control) merupakan pengendalian diluar aplikasi system pengolah
data. Pengendalian ini dapat dikelompokkan menjadi 6 macam yaitu pengendalian organisasi,
dokumentasi, perangkat keras, keamanan fisik, keamanan data dan komunikasi
data.
2.
Pengendalian Aplikasi (application control), pengendalian khusus atau pengendalian aplikasi
(application control) adalah sistem pengendalian inernal komputer yang berkaitan
dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan(setiap aplikasi
berbeda karakteristik dan kebutuhan pengendalian), pengendalian yang diterapkan
selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian ini dapat dikategorikan
kedalam 4 kelompok yaitu :
ÿ
Pengendalian Masukan dan input controls. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau
mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian
masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan,
pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
ÿ
Pengendalian Proses pengolaha data atau proses controls. Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan
lain-lain.
ÿ
Pengendalian keluaran atau output controls. Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa
masukan dan pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah
dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup
rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit
periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmissio.
ÿ
Pengendalian file atau database(database controls).
c.
Pengendalian Akses Ke Sistem
Pengendalian Akses Sistem di
kelompokan menjadi dua (2) bagian :
1.
Pengendalian Akses Akses Logis
Untuk membatasi akses logis, sebuah system harus
membedakan antara pemakai yang sah dan pemakai yang tidak sah dengan cara
mengecek apa yang dimiliki atau diketahui oleh para pemakai, dimana para
pemakai mengakses system, atau dengan mengenali karakteristik pribadi. Cara-cara untuk membatasi akses logis adalah sbb:
ÿ
Password
ÿ
Identifikasi pribadi. Misalnya:kartu identitas yang berisi nama, foto, dll.
ÿ
Identifikasi biometric. Misalnya; sidik jari, pola suara, hasil rekaman
retina, pola dan bentuk wajah, bau badan, dan pola tandatangan.
ÿ
Uji Kompatibilitas. Uji kompabilitas harus dilaksanakan untuk menentukan
apakah pemakai tersebut memiliki hak untuk menggunakan komputer tersebut.
2. Pengendalian akses Fisik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan computer disebut
dengan akses fisik, sedangkan kemampuan untuk memperoleh akses data perusahaan
disebut akses logis. Kedua akses ini harus dibatasi. Pengamanan akses fisik dapat dicapai dengan
pengendalian sebagai berikut:
a)
Penempatan computer dalam ruang terkunci dan akses hanya diizinkan untuk
karyawan yang sah saja.
b)
Hanya menyediakan satu atau dua pintu masuk saja pada ruang computer. Pintu
masuk harus senantiasa terkunci dan secara hati-hati dipantau oleh petugas
keamanan dan kalau memungkinkan diawasi dengan menggunakan kamera pengawas\
c)
Mensyaratkan identitas karyawan yang jelas, seperti pemakaian badge untuk
dapat lolos melalui pintu akses.
d)
Mensyaratkan bahwa setiap pengunjung untuk membubuhkan tanda
tangan ditempat yang telah tersedia setiap akan masuk atau keluar dari lokasi
pengolahan data.
e)
Pembatasan akses ke saluran telepon pribadi, terminal atau PC yang sah.
f)
Pemasangan kunci pada PC dan peralatan computer lainnya
3. Pengendalian Administrasi
Pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi
kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan
dan kesalahan.
a.
Kerangka Dasar Pengambilan Keputusan
Dalam sistem manajemen manajemen
pengambilan keputusan memegang peranan yang paling penting karena keputusan
yang di ambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang dilaksanakan
oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin.
Pengambilan keputusan tidak boleh dilakukan secara sembarang. Pengambilan
keputusan adalah suatu proses
pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir
untuk dilaksanakan.
Model pengambilan keputusan menurut
Herbert A.Simon terdiri dari 3 tahap yaitu :
ÿ
Pemahaman, menyelidiki lingkungan kondisi yang
memerlukan keputusan.
ÿ
Perancangan, menemukan, mengembangkan, dan
menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan.
ÿ
Pemilihan, memilih arah tindakan tertentu dari
semua arah tindakan yang ada
Dari model simon diatas mempunyai
hubungannya dengan Sistem Informasi
Manajemen yang di ikhtisarkan untuk 3 tahap model simon yaitu :
|
Tahap Proses Pengambilan Keputusan
|
Hubungannya
dengan SIM
|
|
Pemahaman
|
Proses
penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah
ditentukan maupun dengan cara khusus
|
|
Perancangan
|
SIM
harus mengandung model keputusan untuk mengelolah data dan memprakarsai
pemecahan alternatif
|
|
Pemilihan
|
SIM
menjadi paling efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk
yang mendorong pengambilan keputusan
|
b. Informasi dan Kegiatan Manajemen
Sesuai dengan tujuannya, sistem
informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang
membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Dalam usaha
memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak
keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti
dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak
negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah
dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia.
Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk
itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support
systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama
untuk kondisi yang tidak terstruktur ataupun sistem pendukung untuk
tingkatan tertentu saja.
Ada dua alasan penting mengapa
manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan
pengambilan keputusannya.
1.
Keputusan untuk membangun sistem
informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas. Dengan hanya
mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya,
sulit bagi manajemen terutama ditingkat atas untuk mengambil keputusan yang
strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang
strategis tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau
padasituasi yang tidak terstruktur. Contoh:
Terkait
dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong
upaya beberapa pihak yang tidak bertanggung jawab
untuk melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang bertanggungjawab
untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat
mengambil keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat
mengatur strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan
penimbunan.
2.
Kebutuhan untuk menciptakan
pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna).
Manajemen di sini di dorong untuk bagaiman mengembangkan pelaporan yang lebih
baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan
keputusan yang baru. Dengan
bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan
manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
SUMBER
B. Davis. Gordon.1991.Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Wahyudi
Kumorotomo dan Subando Agus Margono.1998. Sistem Informasi Manajemen Dalam
Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
Hj. Dedeh Maryani_sistem informasi
manajemen dalam mendukung kinerja organisasi publik.
Kumorotomo,
Wahyu dan Subando Agus Margono. 2001. Sistem Informasi Manajemen dalam
Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mmada University Press.
0 komentar:
Posting Komentar