TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN SIM DALAM BIDANG ILMU ADMINISTRASI NEGARA ATAU PUBLIK

TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN SIM DALAM BIDANG

ILMU ADMINISTRASI NEGARA ATAU PUBLIK

Sistem informasi manajemen merupakan salah satu konsep yang penting dalam ilmu administrasi negara. Organisasi publik sebagai fokus dalam administrasi negara selalu mengkaitkan segala sumber daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah informasi. Bahkan, menurut Mudrick (Robert Mudrick, 1984:5), informasi ini dianalogikan sebagai darah dalam organisasi. Ini berarti kalau aliran darah mengalami hambatan, maka organisasi akan jatuh pada posisi tidak sehat.

Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada: lancar atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidakstabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi dalam, antara lain hasil keputusan yang menggambarakan persoalan  yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informasi yang berkualitas, yang dibarengi dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah berkaitan dengan proses manajemennya.

Komponen-komponen sistem informasi manajemen meliputi (F.F. Land dan M. Kennedy-McGregor dalam Galliers, 1987:86):

1.      Sistem informal yang meliputi sistem diskursus dan interaksi anatara individu dan kelompok kerja di dalam organisasi.

2.      Sistem formal meliputi sistem aturan, batasan-batasan organisasi dan batasan wewenang.

3.      Sistem komputer formal yang meliputi aktivitas-aktivitas organisasi melalui formalisasi dan pemprograman.

4.      Sistem komputer informasi dikaitkan dengan penanganan komputer secara personal dan kemungkinan panggunaan sistem secar formal serta jaringan komputer sebagai sarana panyatuan informasi yang tidak terstruktur dan informasi-informasi informal.

5.      Sistem eksternal, formal dan informal.

Fokus pembicaraan sistem informasi manajemen adalah masalah pembuatan keputusan demi eksistensi organisasi. Pembuatan keputusan berkaitan dengan jenis-jenis keputusan selain juga dengan masalah manajemen dalam konteks organisasi yang labih luas. Khususnya dalam kaitannya dengan jenis-jenis keputusan, di dalam teori dikenal dua jenis keputusan yaitu sebagai berikut:

1.      Banyak ditandai dengan keputusan rutin dlam organisasi yang bersifat historis. Keputusan ini keputusan ini sering kali dibuat dan sangat cepat diakses dari komputer.

2.      Memiliki karakteristik yang berbeda. Keputusan ini ditandai dengan keputusan jangka panjang yang dibarengi dengan prediksi dimasa depan. Frekuensi pengambilan keputusan ini sangat jarang dan berisi informasai yang sifatnya sangat kualitatif, bahkan banyak dipengaruhi oleh informasi yang sifatya informal.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan implementasi            E-Government dalam pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. Sistem ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Permasalan yang ada diantaranya adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawaiannya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun Pemerintah Daerah.

Tujuan Sistem informasi manajemen kepegawaian di Lingkup Pemerintahan:

1.      Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

2.      Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS.

3.      Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan.

4.      Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.

Manfaat Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebagai berikut:

1.      Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.

2.      Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.

3.      Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala.

4.      Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian.

5.      Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat.

6.      Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya.

7.      Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai).